Smart working: cos’è (significato) e come funziona

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Smart working: cos’è (significato) e come funziona
Smart working. Lo Smart working (o “Lavoro Agile”) è la modalità di lavoro che permette al lavoratore di scegliere, in totale autonomia e flessibilità, spazi, orari e strumenti da utilizzare per le proprie mansioni. In questo modo il lavoratore ha l’opportunità di conciliare i tempi della vita professionale con quella privata, e si sente maggiormente responsabilizzato al raggiungimento degli obiettivi con il conseguente aumento della produttività.

Secondo il Rapporto annuale 2020 dell’Istat, gli occupati che potenzialmente potrebbero lavorare da casa (sia nel settore pubblico che privato) sono circa 8,2 milioni (il 35,7% degli occupati). Di questi, solo 1 milione (il 12,1%) ha concretamente sperimentato questa possibilità nel corso del 2019.

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Escludendo alcune professioni per le quali si può considerare il lavoro da remoto solo in situazioni di emergenza (ad esempio gli insegnanti), sono circa 7 milioni gli occupati che potrebbero lavorare a distanza (4,1 milioni tra le professioni che richiedono supervisione e 2 milioni tra quelle ad elevata autonomia).

Il lavoro da remoto riguardarebbe più le donne (37,9%) e meno gli uomini (33,4%), più gli ultracinquantenni (37,6%) e meno i giovani (29,5%), più il Centro-nord (37%) e meno il Mezzogiorno (28,8%), e soprattutto i laureati (64,2%).

Smart Working: leggi in Italia

Con la Legge n.81 del 22 maggio 2017 (detta Legge sul Lavoro Agile) è stata regolata la materia del lavoro da remoto.

La normativa ha definito anche gli aspetti giuridici dello Smart Working:
  • Diritti dello smart worker;
  • Controllo da parte del datore di lavoro;
  • Strumenti tecnologici da utilizzare;
  • Modalità con cui viene eseguita l’attività da remoto.

Recentemente, l’articolo 96 del Decreto Rilancio (varato il 14 maggio 2020 dal Governo Conte) ha sancito che lo Smart Working è un diritto per chi ha figli sotto i 14 anni.

I genitori (lavoratori dipendenti del settore privato) potranno lavorare da casa fino alla cessazione dello stato di emergenza da Covid-19 anche in assenza di accordi individuali. Il diritto può essere esercitato se nel nucleo familiare non vi sia altro genitore che goda di strumenti di sostegno al reddito (a causa del Coronavirus) oppure che sia non occupato. Tale modalità deve essere compatibile con le caratteristiche della prestazione di Lavoro Agile, è può essere svolta anche attraverso strumenti informatici del lavoratore (qualora non siano forniti dal datore di lavoro).

Resta in vigore l’obbligo informativo previsto dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81 (il Jobs Act sul lavoro autonomo).

Smart working: cos’è e significato

Cos’è e significato dello Smart working: è una modalità di lavoro che non prevede vincoli temporali e spaziali perché permette di lavorare in totale autonomia scegliendo spazi (ad esempio la casa), orari (non il classico orario da ufficio) e strumenti da utilizzare (PC di casa, smartphone, ecc). La definizione di “Smart working” è contenuta nella Legge 81/2017 (volta a tutelare il lavoro autonomo non imprenditoriale e a favorire flessibilità e tempi nei luoghi di lavoro subordinato).

Per il Ministero del Lavoro e delle Politiche Socialilo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività“.

L’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano definisce lo Smart Working come “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati“.

Smart working: come funziona

Come funziona lo Smart working: secondo la legge, la prestazione lavorativa viene svolta in parte nei locali aziendali e in parte in quelli esterni senza una postazione fissa (entro il limite delle ore lavorative giornaliere e settimanali previste). L’accordo viene stipulato tra lavoratore e datore di lavoro, e vengono anche definiti gli strumenti da utilizzare per le attività da remoto (PC, smartphone, tablet, etc).

Con lo smart working il lavoratore può essere controllato?

Sì, nel lavoro agile, in pieno rispetto di quanto disposto dall’articolo 4 della legge 20 maggio 1970 n.300 (in merito alla tutela della libertà e dignità del lavoratore), viene definito il potere di controllo sulle prestazioni del lavoratore da parte del datore di lavoro. Nell’accordo sono previste anche le condotte da tenere all’esterno dell’azienda (che potrebbero portare a sanzioni disciplinari).

Con lo smart working si guadagna meno?

Sì, nel lavoro agile i lavoratori hanno lo stesso trattamento economico e normativo dei colleghi che continuano le proprie attività in sede, compresa la tutela in caso di infortuni o malattie professionali.

Con lo smart working è prevista la tutela in caso di infortuni o malattie professionali?

Sì, nel lavoro agile il datore di lavoro deve consegnare (in forma scritta e almeno una volta all’anno) un’informativa sui rischi (generali e specifici) legati alla modalità di esecuzione del rapporto lavorativo. Le linee guida relative alla tutela di salute e sicurezza dei lavoratori sono contenute nella Circolare INAIL 48/2017.

Con lo smart working, quali sono gli obblighi del datore di lavoro?

Nel lavoro agile, il datore di lavoro è responsabile del funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore.

Con lo smart, quanti giorni si può lavorare?

Nel lavoro agile, la quantità di tempo viene decisa in sede di accordo tra le 2 parti (datore di lavoro e lavoratore agile), ma dipende anche dal tipo di attività e dal ruolo che si ricopre.

Qual è la differenza tra telelavoro e smart working?

Fare Smart working non vuol dire semplicemente “lavorare da casa“. Inoltre, ci sono alcune sostanziali differenze con il Telelavoro.

Il Telelavoro è una vera e propria forma contrattuale. Inoltre, luoghi, orari di lavoro e strumenti tecnologici sono prestabiliti e rispecchiano lo stesso assetto organizzativo utilizzato nel luogo di lavoro.

Lo Smart Working, invece, rappresenta un accordo tra lavoratore e organizzazione all’interno del rapporto di lavoro subordinato che si basa su 4 pilastri fondamentali: Revisione della cultura organizzativa; Flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro; Dotazione tecnologica; Spazi fisici. Inoltre, luoghi, orari di lavoro e strumenti tecnologici sono scelti liberamente dal lavoratore.

Smart working: vantaggi

Quali sono i vantaggi dello Smart working: i benefici riguardano l’azienda, il lavoratore e anche all’ambiente.

Con lo smart working le aziende risparmiano?

Sì, il lavoro agile permette all’azienda di tagliare i costi (ad esempio quelli legati all’illuminazione, alla climatizzazione e alla pulizia), guadagnare in produttività e welfare del lavoratore, e ridurre l’assenteismo.

Con lo smart working, quali sono i benefici per il lavoratore?

Nel lavoro agile, il lavoratore può decidere in totale autonomia dove e quando svolgere la propria attività (non ha orari rigidi e può lavorare da casa), può conciliare gli aspetti legati alla vita privata con quelli legati alll’attività lavorativa, ha una riduzione di costi e tempi per i trasferimenti, e ha un aumento della soddisfazione e motivazione.

Con lo smart working, quali sono gli aspetti negativi?

Secondo i dati dell’OSW (Osservatorio Smart Working) di ottobre 2019, le difficoltà del lavoro agile sono: percezione di isolamento (35%), distrazioni esterne (21%), problemi di comunicazione e collaborazione virtuale (11%), barriera tecnologica (11%).

Con lo smart working, quali sono i benefici dell’ambiente?

Il lavoro agile ha ripercussioni positive sulla riduzione del traffico e delle emissioni di Co2, e consente un utilizzo migliore del trasporto pubblico.

Smart working: i dati in Italia

Quali sono i dati dello Smart working in Italia: i dati diffusi a ottobre 2019 dall’OSW (Osservatorio Smart Working) hanno evidenziato un aumento del 20% dei lavoratori cosiddetti agili (gli smart worker) in Italia rispetto all’anno 2018. I lavoratori agili sono stati stimati in circa 570 mila nel 2019 (rispetto ai 480 mila nel 2018). In media, sono più soddisfatti dei colleghi che svolgono la propria attività in modo tradizionale (76% contro il 55%).

La percentuale di grandi imprese che ha avviato progetti di Smart Working è salita al 58% (in crescita rispetto al 56% del 2018). Il 7% ha attivato iniziative informali, il 5% ha in previsione di attuarle nei prossimi mesi, il 22% ha dichiarato un probabile utilizzo dello smart working in futuro e solo un 8% non sa se lo utilizzerà.

La percentuale di Pubblica Amministrazione che ha avviato progetti di Smart Working è solo dell’8% più un altro 1% che lo pratica informalmente. Il 36% ritiene l’approccio interessante, l’8% ha pianificato iniziative per il prossimo anno e solo il 7% si dichiara non interessato.

La percentuale di piccole e medie imprese che ha avviato progetti di Smart Working è del 24% (solo l’8% lo ha fatto con iniziative strutturate). L’8% non conosce il fenomeno e il 38% si dichiara “non interessato” (per la limitata applicabilità nella propria realtà aziendale).

Smart working: Pubblica Amministrazione

Come funziona lo Smart working nella Pubblica Amministrazione: durante il lockdown (dovuto alla pandemia da Coronavirus) per continuare a garantire i servizi si è sperimentato il cosiddetto Lavoro Agile. Ora lo Smart working (secondo quanto stabilito nel decreto Rilancio) diventerà obbligatorio al 50% fino al 31 dicembre 2020. I dipendenti della Pubblica Amministrazione potranno continuare a lavorare da casa, ma sulla base di un criterio di rotazione del personale.

Gli uffici pubblici hanno già previsto reingressi con turnazioni e con fasi di accesso scaglionate (per tutelare la sicurezza sia di chi accede agli uffici pubblici sia dei lavoratori).

La ministra della Pubblica Amministrazione, Fabiana Dadone, ha lasciato intendere che lo smart working potrebbe diventare una misura definitiva e strutturale del nostro settore pubblico. Questo perché, secondo le stime, il lavoro agile taglia i costi dei servizi pubblici, incrementare la produttività e ad abbatte l’assenteismo.

Smart Working: piattaforme e software
Quali sono le piattaforme di collaborazione per lo Smart Working:
  • Cisco Webex Meetings: permette di organizzare riunioni online e video conferenze, registrarle e conservare l’audio. Nel corso degli incontri è possibile condividere contenuti testi e file audio/video.
  • G-Suite: è una suite che ingloba software e strumenti di produttività e collaboration, tra cui Gmail (per la posta elettronica), Google Drive (il servizio in cloud per archiviare e caricare contenuti, dando la possibilità di sincronizzarli online), Google Hangouts (il sistema di videoconferenza che funziona accedendo alla piattaforma Meet, e che permette anche di usufruire dei servizi di messaggistica istantanea e Voip), Google Calendar e Documenti.
  • Microsoft Teams: combina chat, videoconferenze, integrazione di applicazioni e archiviazione di file.
  • MindMeister: permette di prendere appunti e pianificare progetti in modo creativo, stabilire le priorità, assegnare compiti ai diversi collaboratori del progetto e indicare i progressi delle attività.
  • Miro: mette a disposizione una lavagna virtuale interattiva per attività di brainstorming e costruzione di mappe mentali.
  • Multipartner: permette di condividere e archiviare qualsiasi file, con la massima sicurezza delle informazioni e il controllo sulle attività dei singoli utenti. Uno spazio di lavoro in cui cooperare a distanza scambiandosi dati.
  • Skype: è una soluzione per fare videochiamate, chattare e condividere documenti e file. Dà anche la possibilità di creare canali per l’organizzazione dei lavori in team.
  • Slack: software di collaborazione aziendale che permette di inviare messaggi in modo istantaneo, sfruttando topic e canali specifici dedicati. E’ possibile usare Google Drive, Trello, GitHub, Google Calendar e tanti altri applicativi.
  • Trello: permette di creare schede che indicano le attività di cui occuparsi e chi ne ha la responsabilità.
  • TeamViewer: consente l’accesso da remoto al proprio computer o ad altri dispositivi mobile da qualunque device mediante qualsiasi browser.

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